Neue Maßstäbe für Dokumentation und Instandhaltung

Der GEMÜ Kunde BWT Pharma Service gilt als Weltmarktführer im Bereich Wasseraufbereitung. Mit weltweit ca 5 500 Beschäftigten auf allen Kontinenten, zehn Produktions und acht F&E Zentren deckt BWT ein sehr breites Portfolio für die Wasseraufbereitung bzw -veredelung ab. Von kleinen Enthärtungsanlagen für Privathaushalte bis hin zu Großanlagen für industrielle Anwendungen bietet BWT ein unvergleichlich breites Lösungsspektrum an.

Zum Portfolio gehören u. a. die Herstellung und der weltweite Vertrieb von Anlagen zur Erzeugung von Reinstwasser und Wasser für Injektionszwecke bei pharmazeutischen Anwendungen. Damit verbunden sind Anlagenbau, Projektmanagement von der Planung bis zur finalen Qualifizierung und alle damit verbundenen Services. BWT legt dabei höchsten Wert auf die kontinuierliche Verbesserung aller Prozesse.

Im Jahr 2021 hat inevvo solutions den Kunden BWT von den Vorteilen der Digitalisierungslösung CONEXO überzeugt und für eine Zusammenarbeit gewonnen – neben Einkauf, Technik und Service war auch die Geschäftsführung der Pharma-Division an dieser Entscheidung beteiligt.

Im ersten Schritt wurde das CONEXO Portal lediglich für die Service-Anwendung, primär für den papierlosen Membranwechsel geordert. Bei der Implementierung kristallisierte sich eine ganze Reihe weiterer Wartungsprozesse heraus, die mit dem CONEXO System digitalisiert werden konnten. Bevor es weiterging, verständigten sich alle beteiligten Stakeholder darauf, dass eine allumfängliche Potenzialanalyse des CONEXO Systems erforderlich wäre. In Zusammenarbeit mit der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) wurde eine Masterarbeit in Auftrag gegeben mit dem Titel »RFID technology for optimization of the construction and qualification process of pure water systems«. Die etwa zehn Monate später gelieferten Ergebnisse untermauerten im Kern die folgende Erkenntnis:

Mit CONEXO hat BWT eine optimale Lösung zur vollständigen Digitalisierung aller Prozesse im Anlagenbau. Im Detail wurde das massive Potenzial für Zeitersparnis durch die Digitalisierung sämtlicher Prozesse aufgezeigt – begonnen mit dem Wareneingang, über Lagerhaltung, Kommissionierung und Montage, inklusive Arbeitsvorbereitung und Abnahmeprozesse, bis hin zu allen After-Sales-Vorgängen. Selbst mit dem Wissen, wie wichtig eine sehr hohe Anlagenverfügbarkeit für einen modernen Pharma-Anlagenbauer ist, lässt sich nur erahnen, welches Marktpotenzial sich durch die Digitalisierung all dieser Prozesse erschließen lässt. Allein schon der Ansatz, die in der Pharmabranche üblicherweise anfallenden Kosten von ca. 70% für Datenmanagement und Dokumentation zu reduzieren, überzeugt restlos.

Auf Basis dieser Erkenntnisse entschied sich die BWT-Geschäftsführung für eine sehr enge Zusammenarbeit mit dem Team von inevvo solutions zur Implementierung der CONEXO Lösung in alle oben genannten Bereiche. Hierauf folgten viele intensive Wochen und Monate, in denen die üblichen Prozesse gemeinsam mit dem von BWT eingesetzten Projektleiter CONEXO Stück für Stück analysiert und an die geforderte Digitalisierung angepasst wurden. Dabei entstand eine ganze Reihe neuer, speziell für BWT entwickelter Schnittstellen, Funktionen und Applikationen.

Am Beispiel des neu definierten Wartungsprozesses lassen sich die vielzähligen Vorteile einer ganzheitlichen Digitalisierung mit der CONEXO Lösung bestens darstellen.

1. Planung
Service-Einsätze werden durch das ERP-System der BWT AG angestoßen. Hieraus resultiert die Information, in welchem Zeitraum und mit welchem erforderlichen Personal- und Ersatzteilbedarf eine Wartung zu erfolgen hat. Gleichzeitig wird im CONEXO Portal der entsprechende Arbeitsplan mit allen Teilaufgaben generiert.

2. Vorbereitung
Im Hintergrund wird die Liste der erforderlichen Ersatzteile mit dem vorhandenen Warenbestand abgeglichen und bei Bedarf eine Nachbestellung ausgelöst. Sofern nicht CONEXO-fähige Ersatzteile enthalten sind, übernimmt der Wareneingang die Aufgabe, diese Komponenten mit den entsprechenden QR-Codes zu labeln. Anschließend werden die Ersatzteile pro Service-Einsatz bereitgestellt.

3. Durchführung
Der Servicetechniker nutzt die offline-fähige CONEXO App als Supervisor und erhält eine tabellarische Darstellung des Serviceumfangs sowie eine spezifische Schritt-für-Schritt-Anleitung pro Teilaufgabe.

4. Dokumentation und Bewertung
Alle zu wartenden Produkte werden während der Wartung über den QRCode und RFID-Tag identifiziert, erfasst und beurteilt, soweit erforderlich. Automatisch werden die Daten aus der CONEXO App für die nötige Wartungsdokumentation ins CONEXO Portal übertragen. Per User-bezogenem Login wird der Wartungsprozess mit einer digitalen Unterschrift abgeschlossen.

5. Reporting
Aus dem CONEXO Portal wird anschließend die vollständige Wartungsdokumentation als PDF generiert und in das BWT-eigene ERP-System bzw. an den Endkunden übertragen.

»Die Dokumentation ist mit der Komponente verheiratet, das ist das Einfache und doch Geniale«, sagt Projektleiter Stefan Blank von der BWT Aqua in Aesch. »Das CONEXO Portal und die CONEXO App entwickeln sich zu einem technischen Portal für alle BWT-Abteilungen. Die Vorteile werden schnell erkannt. Mühsames Suchen nach Dokumenten und Zertifikaten, der Aufwand, um Dokumentationen zu einem Projekt abzulegen, entfallen. Das alles wird während der Arbeit automatisch durchgeführt.«

Eine Umfrage von Statista belegt: Digitale Dokumentenverwaltung spart zwei Arbeitsstunden täglich. Das entspricht auch unserer Erfahrung. Damit haben die Mitarbeitenden zwei Stunden mehr Zeit, um sich ihren eigentlichen Arbeiten zu widmen. Das schafft Sicherheit und Zufriedenheit.

BWT dankt inevvo solutions für die sehr umfangreiche Unterstützung und die großartige Beratung. Der oben beschriebene Service-Prozess ist seit Anfang 2023 der neue Standard der BWT Aqua AG in der Schweiz. Weitere Optimierungspotenziale werden noch erschlossen und die Handhabbarkeit verbessert. Für die Zukunft ist die schrittweise Implementierung des Systems an allen pharmarelevanten BWT-Standorten geplant. Mit CONEXO ist es inevvo solutions gelungen, einen wesentlichen Teil zur digitalen Service-Strategie der BWT AG beizutragen.